Lineas Farma — Sistema de gestión

1. Qué es este sistema

Sistema de gestión para una farmacia que prepara fórmulas magistrales por receta. Cubre el ciclo completo —la receta entra por el mostrador, se convierte en una orden de preparación, se prepara, pasa control de calidad y se entrega— y resuelve las tres cosas que una hoja de cálculo no puede: trabajar con cantidades reales en miligramos y microlitros, descontar cada insumo del lote concreto del que salió, y saber cuánto cuesta y cuánto deja cada preparación.

Para quién es

·Dirección técnica: la química farmacéutica que aprueba el control de calidad y libera cada preparado.
·Mostrador y ventas: quien recibe la receta, cobra y emite el comprobante electrónico.
·Área de preparación: quien pesa, prepara y deja constancia de lo que hizo.
·Gerencia: quien necesita ver el costo real, el margen por fórmula y el inventario valorizado.

Ficha

Nombre comercial	Lineas Farma
Razón social	Razón social por confirmar
RUC	RUC por confirmar
Dirección técnica	Q.F. Ángela Zúñiga Cusi
Fórmulas en el recetario	9
Insumos y materiales	22
Lotes en inventario	23

Sobre los datos que se ven dentro

· Las fórmulas, los insumos, los precios de compra y los pacientes que se ven dentro son datos de trabajo para mostrar el sistema en uso.
· Las unidades, las conversiones y los cálculos de costo sí son reales: es la misma aritmética que usaría el sistema en producción.
· El sistema no guarda nada en un servidor: al recargar la página vuelve al punto de partida.

2. Cómo entrar a la demostración

El sistema está en https://lineasfarma.medikagency.com. Cada perfil ve solo los módulos de su trabajo.

Usuario	Perfil	Qué puede hacer
direccion	Dirección técnica	Acceso total · aprueba el control de calidad y libera el preparado
mostrador	Mostrador y ventas	Recibe recetas, cobra y emite el comprobante electrónico
preparacion	Área de preparación	Prepara las fórmulas, descuenta lotes y registra la hoja de trabajo
gerencia	Gerencia	Ve costos, margen, inventario valorizado y reportes

Contraseña en todos los perfiles: demo123

3. Qué problemas resuelve

Todo vive en una hoja de cálculo: recetas, pacientes, entradas y salidas de insumos.

Cada receta genera una orden con su composición, su costo y su lote propio. El insumo sale del inventario cuando se prepara de verdad, no cuando alguien se acuerda de anotarlo.

Las cantidades se anotan redondeadas y el costo de la receta es una estimación.

El sistema guarda todo en gramos o mililitros y deja escribir en la unidad de la receta. “3000 mg” y “3 g” son el mismo número por dentro, y 600 µL no se pierde por redondeo.

No se sabe cuánto deja cada preparación ni cada paciente.

El costo no se teclea: sale de multiplicar cada componente por el precio del lote del que se descuenta, más el tiempo de preparación. El margen aparece por fórmula y por paciente.

Nadie avisa cuándo se acaba un insumo o cuándo vence un lote.

El sistema revisa por su cuenta el stock mínimo y las fechas, y muestra las alertas ordenadas por gravedad en el panel y en el módulo de insumos.

Si un proveedor avisa que un lote salió mal, no hay forma rápida de saber a quién le llegó.

La trazabilidad guarda el vínculo lote-paciente en cada preparación, en los dos sentidos: de un lote a los pacientes que lo recibieron, y de un frasco a los lotes de los que salió.

4. Los módulos, uno por uno

11 módulos.

1. Panel

Ruta: #/ · Perfiles: Todos

Para qué sirve. Ver el día en una pantalla: qué hay que preparar y qué está por acabarse.

Qué contiene

·Recetas del día, preparaciones en curso y preparados listos para entregar.
·Inventario valorizado a precio de compra de cada lote.
·Aviso destacado con las alertas de insumos, encabezado por la más urgente.
·Lista de lo que está sobre la mesa ahora, con su estado.
·Gráfico de venta de las últimas semanas y registro de la actividad reciente.

2. Recepción de recetas

Ruta: #/recepcion · Perfiles: Dirección técnica, Mostrador y ventas

Para qué sirve. Registrar la receta y convertirla en una orden de preparación.

Qué contiene

·Identificación del paciente por DNI, con autocompletado de sus datos.
·Médico prescriptor y número de receta.
·Fórmula a preparar y cantidad, con el total a cobrar calculado.
·Resumen de la fórmula elegida: indicación, tiempo de preparación, vigencia del preparado, conservación, costo y precio.

3. Órdenes de preparación

Ruta: #/ordenes · Perfiles: Dirección técnica, Mostrador y ventas, Área de preparación

Para qué sirve. La cola de trabajo del área de preparación, de la receta al frasco entregado.

Qué contiene

·Lista filtrable por estado y buscador por orden, receta, paciente o fórmula.
·Detalle con la composición: qué se pesa, de qué lote sale, cuándo vence ese lote y cuánto cuesta.
·Lote interno propio del preparado y su fecha de vencimiento, calculada desde la vigencia de la fórmula.
·Descarga del rótulo del frasco y de la hoja de preparación, que es el papel que hoy se llena a mano.
·Cuánto se cobra, cuánto cuesta y cuánto deja esa orden.

Reglas que aplica

·El insumo se descuenta del lote cuando la orden pasa a preparación, no antes.
·Se consume siempre el lote que vence primero.

4. Fórmulas

Ruta: #/formulas · Perfiles: Todos

Para qué sirve. El recetario de la casa, con la composición exacta y el costo calculado.

Qué contiene

·Cada fórmula con su código, forma farmacéutica, rendimiento y tiempo de preparación.
·Composición componente por componente, con la cantidad en la unidad de la receta y su equivalencia en la unidad base.
·Costo unitario de cada insumo y costo de cada línea.
·Precio de venta y margen, con barra de color según qué tan lejos está del objetivo.
·Cuántas preparaciones alcanzan con el stock que hay hoy de cada componente.

5. Insumos y lotes

Ruta: #/insumos · Perfiles: Dirección técnica, Área de preparación, Gerencia

Para qué sirve. El inventario real: cada compra es su propio lote, con su vencimiento y su precio.

Qué contiene

·Insumos agrupados en principios activos, excipientes y envases.
·Stock total por insumo y comparación con su mínimo.
·Valor del inventario, calculado con el precio que tuvo cada lote en su compra.
·Detalle por lote: código del proveedor, fecha de ingreso, vencimiento, cantidad disponible sobre la inicial, costo y número de factura.
·Alertas del día ordenadas por gravedad: lotes vencidos, stock bajo mínimo y lotes por vencer.

Reglas que aplica

·El sistema avisa cuando un lote entra en la ventana de 60 días antes de su vencimiento.
·Un insumo por debajo de su stock mínimo genera alerta de gravedad alta.

6. Trazabilidad

Ruta: #/trazabilidad · Perfiles: Dirección técnica, Área de preparación, Gerencia

Para qué sirve. Responder en minutos a qué pacientes fue un lote, y de qué lotes salió un frasco.

Qué contiene

·Vista del lote al paciente: se elige un lote y aparecen las preparaciones que salieron de él, con nombre del paciente, cantidad consumida y estado.
·Vista del preparado al lote: se elige una orden y aparece cada componente con el lote exacto, su vencimiento y lo que costó.
·Buscador por lote, insumo, proveedor, factura, orden, receta o paciente.

7. Costos y margen

Ruta: #/costos · Perfiles: Dirección técnica, Gerencia

Para qué sirve. Saber cuánto cuesta de verdad cada preparación y cuánto deja cada paciente.

Qué contiene

·Facturado, costo, margen y margen medio del período.
·Margen objetivo ajustable, que marca en rojo las fórmulas que se quedan cortas.
·Vista por fórmula: insumos, tiempo de preparación, costo total, precio y margen.
·Vista por paciente: cuántos preparados lleva, cuánto facturó y cuánto dejó su tratamiento en el tiempo.

Reglas que aplica

·El tiempo de preparación se valoriza a S/ 18.00 la hora y se reparte según los minutos de cada fórmula.

8. Ventas y caja

Ruta: #/ventas · Perfiles: Dirección técnica, Mostrador y ventas, Gerencia

Para qué sirve. Cobrar y cuadrar el cajón al cierre del día.

Qué contiene

·Preparados listos que todavía no se han cobrado.
·Movimientos del día con su comprobante y su medio de pago.
·Arqueo por medio de pago: efectivo, Yape, Plin, tarjeta y transferencia.
·Cierre de caja, que deja el detalle y bloquea los movimientos del día.

9. Comprobante

Ruta: #/comprobante · Perfiles: Dirección técnica, Mostrador y ventas

Para qué sirve. Emitir la boleta o factura electrónica desde la misma pantalla del cobro.

Qué contiene

·Representación impresa del comprobante con el detalle del preparado y el IGV calculado.
·Elección entre boleta y factura.
·Los cuatro pasos del envío: armado, firma digital, envío al servicio tributario y constancia de aceptación.

10. Reportes

Ruta: #/reportes · Perfiles: Dirección técnica, Gerencia

Para qué sirve. Ver el período completo: qué se preparó, qué se cobró y qué quedó.

Qué contiene

·Facturado, preparados entregados, costo y margen del período elegido.
·Venta por día.
·Inventario valorizado por tipo de insumo, para ver dónde está inmovilizado el dinero.
·Ranking de fórmulas más preparadas.

11. Configuración

Ruta: #/configuracion · Perfiles: Dirección técnica

Para qué sirve. Ajustar los datos de la farmacia y los parámetros con los que el sistema calcula.

Qué contiene

·Datos comerciales y de la dirección técnica.
·Costo de la hora de preparación y días de anticipación del aviso de vencimiento.
·Perfiles de acceso y qué ve cada uno.
·Qué revisa el sistema por su cuenta para generar avisos.
·Lista de lo que falta levantar con la farmacia antes de producción.

5. El flujo de trabajo

1

Recepción de la receta

Se identifica al paciente por DNI, se registran el médico prescriptor, la fórmula y la cantidad. Queda una orden en estado Recibida con sus lotes ya reservados.
2

En preparación

El área de preparación toma la orden. En ese momento el insumo se descuenta de su lote y el preparado recibe su lote interno y su fecha de vencimiento.
3

Control de calidad

El preparado pasa a revisión antes de salir.
4

Lista

La dirección técnica aprueba y libera el preparado. Queda esperando al paciente.
5

Entregada

Se cobra, se emite el comprobante electrónico y se entrega con su rótulo.

6. Perfiles y permisos

Cada perfil ve solo los módulos de su trabajo. Si intenta abrir otro, el sistema lo bloquea con un aviso, no lo esconde: la persona sabe que existe y que no le corresponde.

Dirección técnica

Usuario direccion

Acceso total · aprueba el control de calidad y libera el preparado

Módulos: todos

Mostrador y ventas

Usuario mostrador

Recibe recetas, cobra y emite el comprobante electrónico

Módulos: panel, recepcion, ordenes, formulas, ventas, comprobante

Área de preparación

Usuario preparacion

Prepara las fórmulas, descuenta lotes y registra la hoja de trabajo

Módulos: panel, ordenes, formulas, insumos, trazabilidad

Gerencia

Usuario gerencia

Ve costos, margen, inventario valorizado y reportes

Módulos: panel, formulas, insumos, costos, ventas, reportes, trazabilidad

7. Reglas que el sistema hace cumplir

No son advertencias que se puedan ignorar: son bloqueos.

Las cantidades se guardan en gramos o mililitros y se escriben en la unidad de la receta.

Por qué. Es lo que permite trabajar con miligramos y microlitros sin perder precisión por redondeo.

El costo de una fórmula no se escribe a mano.

Por qué. Sale de multiplicar cada componente por el precio del lote del que se descuenta; si cambia el precio de compra, cambia el costo.

Se consume siempre el lote que vence primero.

Por qué. Reduce la merma por vencimiento y es lo que espera cualquier control sanitario.

Cada preparación guarda de qué lote salió cada componente.

Por qué. Sin ese vínculo no hay forma de responder a un retiro de producto ni a un reclamo.

8. Alcance y datos del sistema

Fórmulas del recetario (9)

Código	Fórmula	Forma	Rendimiento	Costo	Precio	Margen
MAG-001	Minoxidil 5% loción capilar	Solución	1 frasco de 60 mL	S/ 24.53	S/ 58.00	58%
MAG-002	Minoxidil 5% + Finasterida 0.1%	Solución	1 frasco de 60 mL	S/ 29.92	S/ 96.00	69%
MAG-003	Tretinoína 0.05% crema	Crema	1 pote de 30 g	S/ 15.05	S/ 72.00	79%
MAG-004	Despigmentante hidroquinona 4%	Crema	1 pote de 60 g	S/ 49.15	S/ 84.00	41%
MAG-005	Clindamicina 1% gel	Gel	1 pote de 30 g	S/ 17.01	S/ 46.00	63%
MAG-006	Omeprazol 2 mg/mL suspensión	Jarabe	1 frasco de 120 mL	S/ 15.22	S/ 52.00	71%
MAG-007	Melatonina 3 mg cápsulas	Cápsulas	60 cápsulas	S/ 27.53	S/ 68.00	60%
MAG-008	Vitamina D3 2000 UI gotas	Gotas	1 frasco de 30 mL	S/ 37.15	S/ 64.00	42%
MAG-009	Sérum ácido hialurónico 1%	Gel	1 frasco de 30 mL	S/ 53.38	S/ 118.00	55%

Insumos y materiales (22)

Insumo	Tipo	Unidad base	Costo por unidad	Stock mínimo
Minoxidil base	Principio activo	g	S/ 4.2000	40 g
Finasterida	Principio activo	g	S/ 38.5000	5 g
Tretinoína	Principio activo	g	S/ 96.0000	3 g
Hidroquinona	Principio activo	g	S/ 12.8000	10 g
Clindamicina fosfato	Principio activo	g	S/ 21.4000	8 g
Omeprazol	Principio activo	g	S/ 6.9000	15 g
Melatonina	Principio activo	g	S/ 52.0000	4 g
Vitamina D3 (colecalciferol 100.000 UI/mL)	Principio activo	mL	S/ 38.0000	2 mL
Ácido hialurónico	Principio activo	g	S/ 145.0000	2 g
Propilenglicol	Excipiente	mL	S/ 0.0900	500 mL
Etanol 96°	Excipiente	mL	S/ 0.0600	1000 mL
Agua purificada	Excipiente	mL	S/ 0.0100	2000 mL
Crema base no iónica	Excipiente	g	S/ 0.1100	800 g
Lactosa monohidrato	Excipiente	g	S/ 0.0500	600 g
Jarabe simple	Excipiente	mL	S/ 0.0300	1500 mL
Aceite MCT	Excipiente	mL	S/ 0.2200	300 mL
Cápsula de gelatina N.º 1	Envase y material	unidad	S/ 0.0600	2000 unidad
Frasco ámbar 60 mL con gotero	Envase y material	unidad	S/ 1.8500	80 unidad
Frasco ámbar 120 mL	Envase y material	unidad	S/ 2.4000	60 unidad
Pote 30 g	Envase y material	unidad	S/ 1.2000	100 unidad
Pote 60 g polipropileno	Envase y material	unidad	S/ 1.5500	80 unidad
Etiqueta impresa	Envase y material	unidad	S/ 0.1200	500 unidad

Cómo está construido

Aplicación web que corre en el navegador, empaquetada en su propio contenedor y servida por HTTPS. No requiere instalación en las computadoras de la farmacia ni licencias por puesto: se entra con un enlace. Funciona en computadora, tableta y celular.

9. Integraciones

Facturación electrónica En el alcance

Boletas y facturas emitidas contra el servicio de la administración tributaria, con firma digital y constancia de aceptación guardada junto a la orden.

Consulta de identidad por DNI En el alcance

Autocompletado de los datos del paciente al escribir su documento, para no volver a escribirlos en cada receta.

Rótulo y hoja de preparación en PDF Funcionando en la demostración

El rótulo sale en formato de etiqueta con el lote interno y el vencimiento; la hoja de preparación lleva la composición completa con los lotes usados y las firmas.

10. Qué falta levantar con el cliente

La demostración funciona con datos de trabajo. Para pasar a producción hay que cargar lo que el cliente use de verdad:

·Razón social, RUC y dirección del local con el que se factura.
·Catálogo real de fórmulas magistrales con su composición exacta.
·Costo de compra de cada insumo y el margen que se quiere sostener.
·Proveedores habituales y cómo llega la información de cada lote.
·Cuántas personas preparan y quién firma el control de calidad.
·Si se emite boleta, factura o ambas, y con qué serie.

11. Glosario

Preparado magistral: Medicamento elaborado en la farmacia para un paciente concreto, según la receta de su médico.
Lote: Cada compra de un insumo entra como lote propio, con su código de proveedor, su fecha de vencimiento y el precio que costó ese día.
Lote interno: Identificador que la farmacia asigna al preparado que fabrica, distinto de los lotes de los insumos que lo componen.
Unidad base: La unidad en la que el sistema guarda cada insumo por dentro: gramos, mililitros o unidades. La receta se escribe en mg o µL y se convierte sola.
Trazabilidad: El vínculo que permite ir de un lote de insumo a los pacientes que lo recibieron, y de un preparado a los lotes de los que salió.